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Attualmente, i team di procurement hanno la responsabilità cruciale di supportare le aziende nel prendere decisioni che garantiscano la continuità operativa e, allo stesso tempo, pianificare il futuro. Grazie alla tecnologia, il ruolo dell’approvvigionamento merci può evolversi rapidamente da una funzione tattica a una strategica per l’organizzazione.

Le imprese stanno sempre più comprendendo l’importanza di rafforzare i propri team di procurement, il sourcing strategico e la gestione della supply chain (catena di fornitura) per il loro successo. Un processo di approvvigionamento efficiente può migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi, attenuare i rischi e potenziare la collaborazione e l’interazione con i fornitori. Per raggiungere questi ambiziosi obiettivi, i team di approvvigionamento devono disporre delle adeguate competenze sia in termini tecnologici al fine di ottimizzare e velocizzare i flussi, sia in termini di soft skills.

In questo articolo, esamineremo i diversi tipi di approvvigionamento, le tecnologie che lo gestiscono e lo supportano e perché l’automazione e la tecnologia stanno diventando sempre più importanti per rendere efficaci i processi e i team di approvvigionamento.

L’approvvigionamento è il processo attraverso il quale si acquisiscono i beni e i servizi necessari per un’azienda. Ci sono due tipi principali di approvvigionamento: diretto e indiretto.

L‘approvvigionamento diretto riguarda l’acquisto di componenti o materiali da parte delle aziende per la produzione dei loro prodotti finali. Nelle aziende orientate ai prodotti, la gestione del sourcing e dell’approvvigionamento è spesso affidata ai team di produzione o operativi.

L’approvvigionamento indiretto è più comune nelle aziende orientate ai servizi, che generalmente suddividono il sourcing in categorie come collaboratori esterni, servizi di consulenza, pubblicità, servizi di pulizia, forniture per ufficio o qualsiasi altra cosa che supporta le operazioni aziendali. Questi acquisti “indiretti” rappresentano spesso una quota significativa delle spese di un’azienda. Nelle società di servizi, il team che gestisce gli acquisti di solito rientra nel reparto finanziario.

Un altro aspetto fondamentale dell’approvvigionamento è il sourcing, ovvero la richiesta di offerte, la loro valutazione, la negoziazione con i fornitori e la gestione dei contratti per beni e servizi. Il sourcing è il processo a monte che aiuta le aziende a prendere decisioni strategiche su fornitori e costi, mentre l’approvvigionamento è il processo a valle che si occupa della ricezione e del pagamento di beni e servizi.

Sempre più spesso, le aziende stanno promuovendo il responsabile dei processi di acquisto a un ruolo dirigenziale (C-suite) nella figura del Chief Procurement Officer (CPO), per guidare la gestione strategica delle spese all’interno delle loro organizzazioni.

Il P2P è il processo attraverso cui passano le informazioni e vengono prese decisioni informate in modo più rapido ed efficiente nell’ambito degli acquisti. La disponibilità di dati accurati e tempestivi permette alle aziende di reagire rapidamente alle opportunità e ai rischi del mercato.

Un sistema integrato di procurement e gestione finanziaria favorisce una maggiore collaborazione tra i diversi reparti, come la produzione, le vendite, il marketing e la finanza. La condivisione delle informazioni e delle migliori pratiche tra i vari team può portare a una migliore comprensione delle esigenze aziendali e a un approccio più strategico nella gestione della supply chain. L’accesso a informazioni in tempo reale e un quadro generale delle performance dei fornitori aiuta le aziende a identificare e risolvere i problemi prima che si trasformino in crisi.

Un sistema integrato di procurement può aiutare a garantire che i processi di acquisto siano conformi alle politiche e alle normative interne ed esterne. Questo riduce il rischio di errori, frodi e violazioni normative, migliorando al contempo la reputazione e la fiducia degli stakeholder nell’organizzazione. Le soluzioni digitali di procurement possono aiutare le aziende a promuovere pratiche di acquisto sostenibili ed etiche, monitorando e valutando i fornitori in base ai criteri ambientali, sociali e di governance (ESG). Questo può aiutare le aziende a mitigare i rischi associati ai fornitori non conformi, oltre a rafforzare la reputazione e la responsabilità sociale dell’organizzazione.

L’automazione e l’integrazione dei processi di procurement e di gestione finanziaria possono aiutare a ridurre i costi e a migliorare l’efficienza operativa. Questo si traduce in risparmi diretti e indiretti, riduzione degli sprechi e ottimizzazione delle risorse. L’adozione di tecnologie e soluzioni digitali nel procurement permette alle aziende di rimanere all’avanguardia nell’ambiente di business in continua evoluzione. L’utilizzo di strumenti avanzati di analisi e intelligenza artificiale può aiutare a identificare le tendenze emergenti e le opportunità di miglioramento, promuovendo l’innovazione e l’ottimizzazione dei processi.

Esistono aree di processo nell’ambito dell’applicazione si un macro processo di supply chain, ovviamente di distinguono in base al contesto in cui queste attività prendono vita, e ci riferiamo ai casi di procurement diretto, indiretto o semplicemente di sourcing.

Investire in una soluzione di gestione del procurement può aiutare le aziende a raggiungere i loro obiettivi di riduzione dei costi e di miglioramento della performance, garantendo al contempo un approvvigionamento sicuro e conforme per tutto il ciclo source-to-settle.

Le soluzioni di gestione del procurement basate su cloud si integrano facilmente con altri sistemi aziendali, come ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) e sistemi di contabilità, per creare un ecosistema di applicazioni interconnesse. Questa integrazione permette alle aziende di condividere e sincronizzare i dati tra i vari sistemi, migliorando l’efficienza e la collaborazione tra i dipartimenti. Ad esempio, l’integrazione tra un sistema di procurement e un ERP può consentire una maggiore visibilità sui livelli di inventario, la pianificazione delle risorse e la gestione dei flussi di cassa.

Le soluzioni di gestione del procurement offrono strumenti di analisi e business intelligence che consentono alle aziende di analizzare le proprie attività di approvvigionamento e identificare aree di miglioramento. Gli strumenti di reporting e analisi avanzati aiutano a individuare tendenze, modelli e opportunità di risparmio, consentendo alle aziende di prendere decisioni più informate e strategiche.

Inoltre, le soluzioni di procurement basate su cloud possono fornire dashboard e report personalizzabili che offrono una visione chiara e dettagliata delle performance dei fornitori, degli acquisti e delle categorie di spesa. Questo permette ai team di approvvigionamento di monitorare e valutare continuamente l’efficacia delle loro strategie di procurement e di apportare modifiche per ottimizzare i risultati.

L’adozione di una soluzione di gestione del procurement basata su cloud può ridurre significativamente il costo totale di proprietà (TCO) rispetto alle soluzioni on-premise. I costi di implementazione, manutenzione e aggiornamento del software sono generalmente più bassi, poiché i fornitori di servizi cloud gestiscono l’infrastruttura e le operazioni. Inoltre, le soluzioni basate su cloud offrono una struttura di prezzi basata sull’utilizzo, il che significa che le aziende pagano solo per le risorse effettivamente utilizzate.

Le soluzioni basate su cloud consentono agli utenti di accedere ai loro sistemi di gestione del procurement da qualsiasi luogo e dispositivo con una connessione internet. Questo facilita la collaborazione tra team distribuiti geograficamente e consente ai dipendenti di lavorare in modo efficiente anche quando sono fuori sede. L’accesso mobile offre anche la possibilità di eseguire rapidamente approvazioni, monitorare gli ordini e comunicare con i fornitori, riducendo i tempi di attesa e migliorando la produttività complessiva.

Il responsabile degli acquisti sarà un esperto di supply chain e (in alcuni casi) anche di logistica, specializzato nell’attuazione di acquisti di beni e servizi, come richiesto dall’azienda. Sarà responsabile di garantire il controllo qualità e aderire alle politiche e procedure aziendali sulla gestione della catena di approvvigionamento.

• Sviluppare strategie di approvvigionamento innovative ed economiche.
• Ricercare e coinvolgere fornitori e venditori affidabili.
• Negoziazione con fornitori e venditori per garantire condizioni vantaggiose.
• Revisionare i contratti esistenti con fornitori e venditori per assicurare la fattibilità continua.
• Creare e mantenere relazioni a lungo termine con fornitori e venditori.
• Approvazione degli ordini di acquisto e organizzazione e conferma della consegna di beni e servizi.
• Eseguire valutazioni dei rischi su potenziali contratti e accordi.
• Controllare il budget degli acquisti e promuovere una cultura di risparmio a lungo termine sui costi di approvvigionamento.
• Supervisionare e gestire i sistemi informatici che monitorano spedizioni, inventario e fornitura di beni.
• Preparazione di report sull’approvvigionamento.

• Esperienza nella gestione delle operazioni di supply chain.
• Esperienza nell’utilizzo di software e strumenti di gestione della catena di approvvigionamento anche proprietari.
• Conoscenza approfondita della preparazione e revisione di contratti, fatturazione e termini di negoziazione.
• Discreta conoscenza di Microsoft Excel o dei Fogli Google (requisito che per quanto obsoleto resta ancora di fondamentale importanza per la gestione di alcune specifiche documentazioni condivise da taluni fornitori).
• Capacità di gestione e leadership.
• Capacità di multitasking e gestione del tempo, elevata attitudie alla prioritizzazione delle evenienze.
• Capacità di analisi e di problem solving rappresentano un must imprescinidible.

Entrambe le funzioni sono fondamentali nella gestione della catena di approvvigionamento. L’acquisto riguarda la ricerca di beni (ad esempio, materie prime, componenti, prodotti finiti) e servizi, mentre la logistica comprende trasporto, stoccaggio e servizi a valore aggiunto, dall’estrazione alla fabbrica, alla consegna, alla manutenzione e al ritorno. In questo senso, la funzione di acquisto può anche acquistare servizi logistici.

La logistica supporta gli acquisti e può essere chiamata logistica degli approvvigionamenti. Quando il reparto acquisti acquista beni, è necessario che la funzione logistica organizzi il trasporto e, eventualmente, lo stoccaggio degli ordini. La logistica degli approvvigionamenti può includere anche il controllo qualità dei beni acquistati, la gestione delle scorte e diversi altri servizi a valore aggiunto. In pratica, l’acquisto di quasi tutti i prodotti e molti servizi richiede la logistica.

Il ruolo di un team di approvvigionamento varia da un’organizzazione all’altra, ma in quasi tutti i casi è responsabile della stipulazione di accordi tra un’azienda e i suoi fornitori. Questi accordi possono riguardare servizi, prodotti, licenze, software o qualsiasi altra risorsa necessaria per il funzionamento dell’azienda e il supporto ai clienti.

Di conseguenza, non basta negoziare un prezzo vantaggioso per un prodotto nell’ambito degli acquisti, soprattutto nel mercato odierno in cui beni e servizi provengono da tutto il mondo. Ora, i team di approvvigionamento sono spesso responsabili dell’implementazione di un processo adeguato per gestire l’intera relazione con i fornitori, il che può includere aree come spedizioni, stoccaggio, adempimento, contrattazione, risoluzione dei problemi e altro ancora.

Attualmente, in molte organizzazioni, diversi aspetti del processo di approvvigionamento possono essere suddivisi tra vari team. Ad esempio, la persona responsabile degli acquisti potrebbe occuparsi della selezione dei fornitori e delle negoziazioni sui prezzi, mentre il reparto legale si occupa della documentazione necessaria e il team logistico gestisce i componenti logistici. Tuttavia, questo non significa che il reparto acquisti sia completamente privo di responsabilità.

Quindi, quando si esamina il rapporto tra logistica e approvvigionamento, è importante capire chi è coinvolto nel processo di acquisto e quale ruolo svolge l’approvvigionamento all’interno della propria organizzazione. Questo aiuterà a determinare in che modo e dove ci sia sovrapposizione.

Gli acquisti e la logistica non sono esercizi puramente teorici e bisogna dare molta importanza all’esperienza pratica. La persona della catena di approvvigionamento ha bisogno della persona della catena logistica per organizzare un “viaggio” completo dall’inizio alla fine, incluso tutto il necessario per un’avventura sicura e ben pianificata.

La persona incaricata di occuparsi della catena di approvvigionamento elabora piani strategici con i fornitori per supportare il processo di gestione del flusso produttivo e lo sviluppo di nuovi prodotti. Le attività legate all’ottenimento di prodotti e materiali da fornitori esterni comportano la pianificazione delle risorse, la ricerca di fornitori, la negoziazione, l’inserimento degli ordini, il trasporto in entrata, lo stoccaggio, la movimentazione e l’assicurazione della qualità. Molte di queste attività includono la responsabilità di coordinarsi con i fornitori su questioni di programmazione, continuità dell’approvvigionamento, copertura e ricerca di nuove fonti o programmi.

La persona della catena logistica si occupa del trasporto del prodotto/servizio finito ai clienti. Nella distribuzione fisica/logistica, il cliente è la destinazione finale di un canale di marketing e la disponibilità del prodotto/servizio è una parte fondamentale dell’impegno di marketing di ciascun partecipante al canale. Inoltre, attraverso il processo di distribuzione fisica, il tempo e lo spazio del servizio al cliente diventano parte integrante del marketing, collegando così un canale di marketing ai suoi clienti.

La logistica è anche simile agli acquisti in molti casi, poiché è necessario “acquistare servizi” piuttosto che materiali/componenti. Si collabora con fornitori di servizi logistici e spedizionieri per trasportare prodotti tra stati o addirittura paesi. Questi fornitori sono responsabili della movimentazione degli articoli e di molto altro ancora. Ad esempio, lavorano direttamente con le dogane per far passare i prodotti attraverso il confine in modo conforme.